Artikel 1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan:
1. Offerte: alle aanbiedingen en prijsopgaven van opdrachtnemer aan natuurlijke of rechtspersonen waarmee beoogd wordt een overeenkomst aan te gaan.
2. Projectplan: een presentatie of voorstel inclusief concept, waarin een aanbod inclusief begroting wordt gedaan.
3. Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen BO
Diversity en de rechtspersoon, natuurlijke persoon of personen waarmee de overeenkomst wordt gesloten (hierna: samenwerkingspartner).
4. Opdracht: de dienst of het product dat door BO Diversity conform offerte en/of overeenkomst geleverd zal worden.
5. Samenwerkingspartner: de rechtspersoon, natuurlijke persoon of personen waarmee BO Diversity de overeenkomst gesloten heeft, tevens de bevestigende persoon van deze algemene voorwaarden.
6. Fixed fee: een vaste prijs, niet zijnde een uurtarief, voor een vooraf overeengekomen dienstenpakket.
7. Annuleren: beëindiging of ontbinding van de overeenkomst.
8. Schriftelijk: waar in deze algemene voorwaarden wordt gesproken van ‘schriftelijk’, wordt tevens bedoeld elektronische communicatie zoals e-mail, mits de identiteit van de afzender en de authenticiteit van de communicatie voldoende vaststaan. De bewijslast betreffende ontvangst van elektronische communicatie ligt te allen tijde bij opdrachtgever.
9. Gebruik: in gebruik nemen, verveelvoudigen en/of openbaar maken in de zin van de Auteurswet 1912 Artikel 2.
Artikel 2. Toepassing
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen BO Diversity en samenwerkingspartners, alsmede op alle offertes, aanbiedingen, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten.
2. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten met BO Diversity, waar voor de uitvoering door BO Diversity derden dienen te worden betrokken.
3. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens geschreven voor de medewerkers van BO Diversity en haar directie.
4. Bepalingen of voorwaarden gesteld door samenwerkingspartner die afwijken van, of niet voorkomen in, deze algemene voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover deze door BO Diversity uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard.
5. Indien BO Diversity geen strikte naleving van deze voorwaarden hanteert, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat BO Diversity in bepaalde mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.
Artikel 3. Opdracht
1. BO Diversity doet een aanbod in de vorm van een offerte of begroting. Deze offerte of begroting bevat een aanvaardingstermijn, wanneer een aanvaardingstermijn ontbreekt is het aanbod ongeldig. De samenwerkingspartner kan pas uitgaan van het aanbod wanneer er een definitieve opdrachtbevestiging heeft plaatsgevonden.
2. Een door BO Diversity bij het aanbod opgenomen prijsopgave bevat, afhankelijk van het type opdracht, een uurtarief of fixed fee.
3. Tenzij anders overeengekomen, verliest het aanbod haar geldigheid 14 dagen na de datum waarop BO Diversity het aanbod deed.
4. De in een offerte vermelde prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen, tenzij anders aangegeven.
5. Een samengestelde prijsopgave verplicht BO Diversity niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs. Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige orders.
6. Het aanbod wordt als aanvaard beschouwd zodra een aanbetaling of de
overeengekomen vergoeding volledig is voldaan.
7. Na aanvaarding kan de overeenkomst slechts met wederzijdse instemming
worden gewijzigd. BO Diversity is in dat geval gerechtigd het voor de overeenkomst verschuldigde honorarium aan te passen.
Artikel 4. Contractsduur, uitvoering en wijziging overeenkomst
1. De overeenkomst tussen BO Diversity en de samenwerkingspartner wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of indien partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.
2. Werkzaamheden worden verricht volgens de omschrijving in het projectplan, of, indien de werkzaamheden tevens daarin zijn omschreven, volgens de opdrachtbevestiging.
3. Op BO Diversity rust slechts een resultaatsverplichting met betrekking tot het produceren van diensten en producten voor de uitvoering van het project.
4. De samenwerkingspartner draagt er zorg voor dat alle benodigde informatie, materialen en andere zaken, waarvan BO Diversity aangeeft dat deze noodzakelijk zijn, tijdig aan BO Diversity worden verstrekt. Indien de benodigde informatie, materialen en andere zaken niet tijdig zijn verstrekt, heeft BO Diversity het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de eventuele voortvloeiende extra kosten aan de samenwerkingspartner in rekening te brengen. BO Diversity is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat BO Diversity is uitgegaan van door de samenwerkingspartner verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie, materialen en andere zaken.
5. BO Diversity is niet verplicht aangeleverde instructies of informatie op juistheid te controleren.
6. Indien gewenst komen partijen gezamenlijk een tijdspad en deadlines overeen. Dit tijdspad is tevens afhankelijk van de mate van inspanning van samenwerkingspartner. Deadlines kunnen wijzigen door een doen of nalaten van samenwerkingspartner. BO Diversity houdt zich in genoemd geval het recht voor de deadline, in overleg, te verplaatsen.
7. Bij overschrijding van een termijn van BO Diversity dient de organisatie de samenwerkingspartner schriftelijk op de hoogte te brengen. BO Diversity dient daarbij een redelijke termijn aan te bieden om alsnog uitvoering te geven aan de overeenkomst.
8. Bij overschrijding van een termijn van de samenwerkingspartner dient de partner BO Diversity schriftelijk op de hoogte te brengen. De samenwerkingspartner dient daarbij een redelijke termijn aan te bieden om alsnog uitvoering te geven aan de overeenkomst.
9. BO Diversity houdt zich het recht voor een opdracht te weigeren indien na aanvaarding nieuwe informatie beschikbaar komt die uitvoering voor opdrachtnemer onaanvaardbaar of ongewenst maken.
10. BO Diversity zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren en zal naar beste kunnen handelen in de gegeven en bestaande omstandigheden tijdens de uitvoering van de opdracht.
11. Indien door gebreken in verplichtingen van samenwerkingspartner, BO Diversity niet, niet tijdig of niet volledig kan leveren, komt dit voor rekening van samenwerkingspartner.
12. Indien er kosten gemoeid zijn met een opdracht die niet tussen de partijen zijn overeengekomen, brengt BO Diversity de gemaakte kosten in rekening. BO Diversity zal dit vooraf met de samenwerkingspartner bespreken.
Artikel 5. Derden
1. BO Diversity is voor de uitvoering van de overeenkomst gerechtigd derden te betrekken.
2. De samenwerkingspartner is geen partij bij de overeenkomst tussen opdrachtnemer en derden.
3. BO Diversity zal zich niet als vertegenwoordiger of woordvoerder van de samenwerkingspartner uitgeven.
Artikel 6. Levering
1. Levering geschiedt conform de overeengekomen termijnen in de opdrachtbevestiging.
Artikel 7. Vergoeding en kosten
1. Partijen sluiten een overeenkomst voor een project of vast omlijnde opdracht waarbij er wordt gefactureerd op basis van de afgesproken uren, mits ergens anders staat vermeld.
2. Voor overeenkomsten met een looptijd van een jaar of langer, wordt een periodieke vergoeding overeengekomen.
3. Indien door partijen geen vergoeding is overeengekomen, is de door BO Diversity gebruikelijk gehanteerde vergoeding op basis van de gebruikelijk door BO Diversity gehanteerde uurtarieven van toepassing.
4. Indien aannemelijk is dat BO Diversity hogere kosten heeft gemaakt en/of meerwerk heeft verricht, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, zal BO Diversity dit na goedkeuring doorberekenen aan de samenwerkingspartner. BO Diversity stelt de samenwerkingspartner, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf op de hoogte van dit meerwerk of deze hogere kosten op basis van nacalculatie met inachtneming van de gebruikelijke door BO Diversity gehanteerde uurtarieven of dagtarieven.
5. Indien de samenwerkingspartner de opdracht wijzigt of anderszins om extra werkzaamheden verzoekt, wordt hiervoor de gebruikelijke door BO Diversity gehanteerde uurtarieven berekend.
6. Alle door BO Diversity genoemde en geoffreerde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 8. Betalingsvoorwaarden
1. Indien de samenwerkingspartner bepaalde procedures voor de facturering voorschrijft of anderszins dan BO Diversity meer eisen stelt aan een factuur dan bij wet voorzien, dient de samenwerkingspartner voor aanvang van de opdracht aan BO Diversity de benodigde informatie voor een correcte facturering toe te zenden, waaronder doch niet uitsluitend, PO-nummers, adresgegevens en in te vullen formulieren.
2. BO Diversity zal voor het door de samenwerkingspartner verschuldigde bedrag een (elektronische) factuur sturen aan de samenwerkingspartner, tenzij anders overeengekomen.
3. BO Diversity is gerechtigd op elk moment gedurende het project een deelfactuur te sturen, althans een aanbetaling van 50% van het offertebedrag te verlangen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
4. Bij overeenkomsten langer dan 3 maanden zal er maandelijks, in de eerste week, gefactureerd mogen worden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
5. Tenzij anders overeengekomen, bedraagt de betalingstermijn 14 dagen na factuurdatum.
6. Indien de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, is BO Diversity gerechtigd de prijs hierop aan te passen en te verhogen.
7. Betalingsverplichting geldt tevens indien de samenwerkingspartner geen gebruik wenst te maken van de in het kader van de overeenkomst vervaardigde of te vervaardigen werkzaamheden, concepten of zaken. De samenwerkingspartner heeft in een dergelijk geval geen recht op korting of restitutie.
8. Indien een factuur niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan, is over het openstaande factuurbedrag een contractuele rente van 5% per maand verschuldigd, waarbij een gedeelte van een maand als gehele maand geldt en worden incassokosten ter hoogte van 15% van het factuurbedrag, met een minimum van €150,-, in rekening gebracht.
Artikel 9. Annulering en opschorting
1. Indien een factuur niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan, kan BO Diversity, nadat de samenwerkingspartner hiervan op de hoogte is gesteld, al diens werkzaamheden ten behoeve van de opdracht opschorten totdat het bedrag van de factuur is voldaan.
2. Indien de samenwerkingspartner niet tijdig de benodigde informatie of materialen voor de uitvoering van de opdracht verstrekt of verzuimt (tijdig) aanwezig te zijn, terwijl dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is, is BO Diversity gerechtigd de overeenkomst op te schorten of te ontbinden.
3. Bij opschorting van zijn plichten door de samenwerkingspartner brengt BO Diversity een boete ter hoogte van ten minste de aanbetaling, althans 25% van de overeengekomen vergoeding voor de opdracht in rekening.
4. Bij ontbinding van de overeenkomst door de samenwerkingspartner brengt BO Diversity ten minste de aanbetaling, althans 50% van de overeengekomen vergoeding voor de opdracht in rekening. Indien BO Diversity ten behoeve van de opdracht reeds kosten heeft gemaakt en/of werkzaamheden heeft verricht, zal BO Diversity tevens deze kosten en vergoeding voor de werkzaamheden in rekening brengen.
5. Bij annulering tussen een maand en twee weken voor aanvang van de werkzaamheden is de opdrachtgever verplicht 25% van het overeengekomen bedrag te betalen.
6. Bij annulering korter dan twee weken voor aanvang van de werkzaamheden is de opdrachtgever verplicht 50% van het overeengekomen bedrag te betalen.
7. Indien het gaat om het verzorgen van een training of activatiekar en deze datum wordt door de opdrachtgever gewijzigd dan wordt er 20% in rekening gebracht als dit binnen een week voor uitvoer wordt gedaan. Wordt deze datum tussen een en twee weken van tevoren gewijzigd dan wordt er 15% in rekening gebracht. Wordt de datum meer dan twee weken van tevoren verzet, dan worden er geen kosten in rekening gebracht.
8. Bij ontbinding van de overeenkomst zal de aan de samenwerkingspartner verstrekte licentie, zoals bedoeld in artikel 14 van deze voorwaarden, komen te vervallen.
Artikel 10. Einde van de overeenkomst
1. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode zoals opgenomen in de opdrachtbevestiging. Deze overeenkomsten eindigen van rechtswege na volledige uitvoering van de opdracht, althans aan het einde van de overeengekomen looptijd.
Artikel 11. Klachten
1. Partijen zijn gerechtigd deze overeenkomst zonder gerechtelijke tussenkomst en met onmiddellijke ingang te beëindigen indien één van de partijen in staat van faillissement verkeert, surseance van betaling verkrijgt of de onderneming van een van de partijen wordt opgeheven of ontbonden.
2. Bezwaren tegen een factuur dienen uiterlijk binnen 10 werkdagen na factuurdatum schriftelijk te worden voorgelegd aan BO Diversity.
3. Klachten met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst dienen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 10 werkdagen, schriftelijk aan BO Diversity gemeld te worden. De samenwerkingspartner dient BO Diversity in staat te stellen eventuele gebreken te herstellen.
4. Klachten na de in leden 1 en 2 genoemde termijnen hoeven door BO Diversity niet meer in behandeling genomen te worden.
5. Ingediende klachten of bezwaren schorten de betalingsverplichting niet op.
Artikel 12. Geheimhouding
1. Partijen zullen over en weer vertrouwelijke informatie, waaronder maar niet uitsluitend bedrijfsgeheimen en bedrijfsinformatie, niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
2. Bij einde van de overeenkomst dienen partijen vertrouwelijke informatie die zij over de andere partij bezitten, te vernietigen en uit hun archieven te verwijderen.
3. Voor zover BO Diversity toegang krijgt tot persoonsgegevens, zal zij deze behandelen zoals voorgeschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens. De samenwerkingspartner dient juiste maatregelen getroffen te hebben om het werken met deze gegevens voor BO Diversity zowel praktisch als juridisch mogelijk te maken, waaronder doch niet uitsluitend benodigde toestemming van personen, het verzorgen van een overeenkomst en andere nodige maatregelen conform de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel 13. Auteursrecht
1. Het intellectueel eigendom van de door BO Diversity vervaardigde opdracht; de dienst, het artistieke concept, het project inclusief alle beeld en geluidsopnamen, blijft bij BO Diversity. Voor zover de samenwerkingspartner niet direct auteursrechthebbende wordt, zal BO Diversity een licentie verstrekken voor gebruik, tijdens de duur van het project.
2. BO Diversity verleent aan de samenwerkingspartner een licentie om het vervaardigde project of concept in hun portfolio op te nemen en openbaar te maken op hun website en in presentaties, tenzij anders overeengekomen. BO Diversity dient bij publicaties te worden vermeld.
3. Indien voor het vervaardigen van werken van intellectuele eigendom derden worden betrokken, zal BO Diversity zorg dragen voor het ontvangen van een geschikte licentie voor de samenwerkingspartner voor gebruik van deze werken en vice versa.
4. Indien de opdracht betrekking heeft op het verveelvoudigen van ander werk van intellectuele eigendom dient de samenwerkingspartner zorg te dragen voor een geschikte licentie en vrijwaart de samenwerkingspartner BO Diversity voor enige aanspraak van derden met betrekking tot dat intellectuele eigendomsrecht.
5. BO Diversity houdt zich het recht voor de werken te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, waaronder, doch niet uitsluitend, website en weblog, portfolio, presentaties, social media, drukwerk en beursmateriaal.
6. BO Diversity behoudt zich het recht voor om door BO Diversity vervaardigde werken naar eigen inzicht voor andere projecten in te zetten.
7. Indien de samenwerkingspartner werken of ander materiaal aan derden levert, waarvan BO Diversity rechthebbende is, zonder toestemming van BO Diversity, zal BO Diversity daarvoor haar gebruikelijke tarieven in rekening brengen aan de samenwerkingspartner. De samenwerkingspartner dient de persoonlijkheidsrechten van BO Diversity, zoals vermeld in artikel 25 Auteurswet in acht te nemen.
Artikel 14. Intellectueel eigendom
1. Alle uit de opdracht voortkomende rechten van intellectuele eigendom, waaronder het octrooirecht, merkrecht, tekening- of modelrecht en auteursrecht, op de resultaten uit de opdracht komen toe aan de ontwerper.
2.Partijen kunnen overeenkomen dat de in het eerste lid bedoelde rechten geheel of gedeeltelijk aan de opdrachtgever worden overgedragen. Deze overdracht en de eventuele voorwaarden waaronder de overdracht plaatsvindt, worden altijd schriftelijk vastgelegd.
3. Voor zover in een werk sprake is van portretten of van personen die in werken worden afgebeeld, dient BO Diversity zorg te dragen voor correcte en voldoende omvattende vrijwaringsverklaringen, getekend door deze personen.
4. Genoemde verklaringen dienen tevens gebruik van de beelden door BO Diversity, zoals omschreven in artikel 14 lid 5, mogelijk te maken.
5. De samenwerkingspartner vrijwaart BO Diversity van alle aanspraken met betrekking tot het gebruik van portretten ten behoeve van de opdracht die de samenwerkingspartner aan BO Diversity verleende.
Artikel 15. Aansprakelijkheid
1. BO Diversity is niet aansprakelijk voor enige schade ontstaan bij de samenwerkingspartner, tenzij er sprake is van opzet of schuld aan de zijde van BO Diversity of diens vertegenwoordigers.
2. BO Diversity is niet aansprakelijk voor fouten in content, werken, drukwerk, goederen of anderszins.
3. BO Diversity is niet aansprakelijk voor de beschadiging of het verloren gaan van bestanden die BO Diversity aan de samenwerkingspartner geleverd heeft.
4. BO Diversity is niet aansprakelijk voor enige schade door de inschakeling van derden of de door deze derden geleverde diensten of producten.
5. BO Diversity dient in het geval van een toerekenbare tekortkoming schriftelijk in gebreke te worden gesteld, waarbij een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog haar verplichtingen na te komen, eventuele fouten te herstellen en schade te beperken of op te heffen.
6. De aansprakelijkheid overstijgt nimmer de hoogte van het factuurbedrag. Indien er sprake is van een langer lopende opdracht, overstijgt de aansprakelijkheid nimmer de hoogte van de betaalde vergoedingen in de voorgaande zes maanden.
Artikel 16. Garanties en Resultaat
1. Door het aangaan van de overeenkomst, zal op BO Diversity een inspanningsverplichting komen te rusten.
2. Verwachtingen over haalbaarheid geven geen garantie op het behalen daarvan.
3. Berekeningen en verwachtingen worden gemaakt op basis van huidige kennis en de omstandigheden in de markt van dat moment. Door wijzigingen in de markt en maatschappij kunnen ook deze verwachtingen en berekeningen niet meer overeenkomen.
4. BO Diversity zal naar beste kunnen en volgens de vereisten van goed vakmanschap de opdracht uitvoeren, maar kan daarbij geen garanties geven over het te behalen resultaat.
5. Adviezen door BO Diversity gegeven of strategieën door de samenwerkingspartner geschreven, geven geen garantie op het behalen van resultaat.
Artikel 17. Wijzigingen van deze algemene voorwaarden
1. BO Diversity houdt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
2. Wijzigingen worden tijdig en schriftelijk door BO Diversity aan de
samenwerkingspartner medegedeeld.
Artikel 18. Rechts- en forumkeuze
1. Indien een bepaling uit de overeenkomst en/of de algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen en de overeenkomst in stand.
2. Deze algemene voorwaarden en rechtsbetrekkingen tussen partijen blijven van kracht wanneer een van de partijen van naam en/of rechtsvorm verandert.
3. Op alle rechtsverhoudingen tussen BO Diversity en de samenwerkingspartner is Nederlands recht van toepassing.